Công Việc Của Người Quản Lý Sự Kiện.

Quản lý sự kiện là nghề của những công việc thật sự thử thách và khó khăn, đòi hỏi kỹ năng tổ chức, sức khỏe dẻo dai, khả năng làm việc dưới áp lực cao và đưa ra quyết định đúng đắn vào những phút chót.

Hãy bắt đầu với một ví dụ thực tế và đơn giản để giúp bạn hiểu được bản chất của công việc này tốt hơn. Một hôm, bè của bạn ở trường quyết định họp mặt và mọi người yêu cầu bạn đứng ra sắp xếp tất cả những thứ cần thiết cho buổi họp mặt đó, nói ngắn gọn là bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một buổi họp mặt của lớp. Thế rồi, bạn bắt đầu với việc đưa ra được con số bao nhiêu người sẽ tham dự, sau đó là suy nghĩ về các yêu cầu liên quan về nơi bạn sẽ tổ chức, tiếp theo là bắt tay vào việc xây dựng ý tưởng cho các hoạt động vui chơi, giao lưu mà bạn sẽ làm cho buổi họp mặt là gì…Trong ngắn hạn, có hàng tá những thứ mà bạn phải thực hiện cho một sự kiện cho dù qui mô của nó nhỏ hay lớn, trong điều kiện này hay điều kiện khác. Một số người có thể hủy tham gia vào phút cuối, thức ăn, địa điểm và một số yếu tố về hậu cần cũng thay đổi theo…Bạn phải đối mặt và giải quyết tất cả những thay đổi và vấn đề phát sinh đó. Đây chính xác là những gì một người quản lý sự kiện thực hiện ngày này qua ngày khác. Mô tả cụ thề công việc của một người quản lý sự kiện sẽ phụ thuộc vào việc người đó chuyên tổ chức và tiến hành các sự kiện ở những mảng khác nhau, môi trường khác nhau.  Điều đó có thể khác nhau giữa một người giữ vai trò quản lý sự kiện trong 1 Công ty tổ chức sự kiện với một người quản lý sự kiện trong một công ty có bộ phận tổ chức sự kiện chuyên trách cho chính công ty đó.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập rộng hợn về nhiệm vụ mà một người quản lý sự kiện sẽ thực hiện ở nhiều khía cạnh đa dạng hơn của công việc này.

Công việc của một người lập kế hoạch và quản lý sự kiện

Yêu cầu kỹ năng

Là một người quản lý sự kiện, bạn có thể nghĩ rằng, quản lý sự kiện là một trong những công việc nhẹ nhàng thú vị nhất trên thế giới, nghề của trí tưởng tượng. Thật tốt đẹp khi chúng ta có thể làm cho tất cả các sự kiện diễn ra và kết thúc tốt đẹp theo mong muốn. Biến những sự kiện tưởng chừng như bình thường trở nên quyết rũ và lung linh hơn, tạo ra nhiều giá trị nghệ thuật và kinh tế cho xã hội. Nhưng…nếu bạn thực sự suy nghĩ đúng đắn và thực tế hơn về nó, đây không hoàn toàn là một công việc luôn luôn với những niềm, hoa đèn và tiền bạc. Quản lý sự kiện là nghề của những công việc thật sự thử thách và khó khăn, đòi hỏi kỹ năng tổ chức, sức khỏe dẻo dai, khả năng làm việc dưới áp lực cao và đưa ra quyết định đúng đắn vào những phút chót.

Phân loại quản lý sự kiện

Như chúng ta cũng biết rằng nhiệm vụ của một người quản lý sự kiện sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại của sự kiện đang phụ trách. Theo cách đó, chúng ta có nhiều loại khác nhau của các nhà quản lý sự kiện, những người sẽ lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện khác nhau, từ đám cưới, các sự kiện của công ty, gây quỹ, biểu diễn nghệ thuật, sự kiện chính trị… Các nhiệm vụ đó thường sẽ được hình thành tùy thuộc vào loại sự kiện. Nhưng bản chất cơ bản của công việc quản lý sự kiện là không thay đổi, công việc của một người quản lý sự kiện sẽ vẫn có cùng một “mạch” chạy giống nhau cho dù là loại sự kiện gì đi nữa.

Nhiệm vụ và trách nhiệm cơ bản

Dưới đây là một số nhiệm vụ chính mà một người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm.

• Hiểu được nhu cầu cơ bản của sự kiện và yêu cầu của khách hàng thông qua việc khai thác và trao đổi với họ. Sự kiện sẽ được tổ chức và như thế nào thùy thuộc vào kết quả của công việc này.
• Xây dựng kế hoạch ngân sách và thuyết phục để có được sự chấp thuận của khách hàng.
• Lên kế hoạch và sắp xếp các vấn đề hậu cần, địa điểm, nơi ăn chốn ở, phương tiện di chuyển, thực phẩm, giải trí, vv . Điều này đòi hỏi người quản lý sự kiện phải có hiểu biết và mối quan hệ tốt với các lĩnh vực khách sạn, địa điểm, nhân sự giải trí, dịch vụ vận tải, các dịch vụ cung cấp thực phẩm, thức uống, nhà tài trợ… Chủ động đề cập và thảo luận về các chương trình giảm giá và chính sách chiết khấu để có được giá tốt cho khách hàng và mang lại lợi thế cạnh tranh với đối thủ.
• Đóng vài trò liên kết giữa khách hàng với các bộ phận trong công ty và cả với các nhà cung cấp dịch vụ, nguồn lực khác nhau. Sự liên kết này sẽ tạo thành 1 mạch xuyên suốt trong việc đàm phán giá cả cũng như các yêu cầu đặc biệt khác được hoàn thành một cách trơn tru.
• Giám sát công việc và giải quyết bất kỳ vấn đề mà nhóm dự án có thể phải đối mặt.
• Lên kế hoạch trước và luôn có kế hoạch dự phòng mở để ứng biến trong trường hợp có sự thay đổi phút cuối cùng, để tránh khủng hoản và bị động.

Lương

Tiền lương của những người quản lý sự kiện hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất, quy mô của công việc mà họ phụ trách. Ngoài ra, nghề quản lý sự kiện sẽ có những mức thưởng tương đối cao trên từng dự án mà họ đảm nhận. Đó là lý do tại sao tiền lương của một người quản lý sự kiện có thể không thực sự được cố định bằng một con số cụ thể. Tuy nhiên, mức thu nhập trung bình của một người quản lý sự kiện quyên nghiệp nằm trong khoảng từ 25.000 USD – 50.000 USD một năm, tùy thuộc vào tính chất và qui mô.

Một sự hiểu biết cơ bản của công việc này sẽ giúp bạn hiểu được bạn có thật sự thích thú công lĩnh vực này hay không. Nếu bạn quan tâm thật sự và muốn chuyển sự thích thú đó thành việc gia nhập và muốn có một công việc trong lĩnh vực này, thì bạn phải có một số kinh nghiệm cơ bản và thực tế trong quản lý sự kiện và lập kế hoạch. Mặc dù hiện nay ở Việt Nam chưa có trường nào đào tạo chuyên biệt về lĩnh vực này, nhưng sẽ hữu ích nếu bạn tham gia một vài khóa học ngắn hạn ở một số trung tâm uy tín ở HCM hay HN. Nhưng hơn hết, kinh nghiệm là điều đáng giá nhất trong lĩnh vực này, điều nay cần thời gian và trải nghiệm thực tế. Nếu bạn chưa bất kỳ kinh nghiệm nào, thì bạn nên bắt đầu bằng việc làm việc dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của một người quản lý sự kiện có kinh nghiệm để quan sát và học hỏi. Và thư xin việc và lý lịch của bạn bây giờ đã có người xác nhận kinh nghiệm cũng như những thứ bạn được đào tạo và những công việc liên quan bạn đã từng thực hiện. Hãy gửi nó đến những công ty tổ chức sự kiện hoặc những nhà quản lý sự kiện độc lập…sẽ mở ra cho bạn một con đường và cơ hội gia nhập vào lĩnh vực này.

Đó là tất cả những gì một người quản lý sự kiện sẽ làm ngày này qua ngày khác. Nhưng rõ ràng, quản lý sự kiện là một công việc và nghề nghiệp vô cùng khắt khe mà đòi hỏi bạn có rất nhiều cống hiến, tính kiên nhẫn và các kỹ năng để tạo ra thành công bằng chính đôi tay và khối óc của mình. Nếu bạn nhận thấy đây là một công việc và nghề nghiệp thật sự hấp dẫn mình, và bạn chắc chắn rằng bạn có tố chất và có khả năng thực hiện tốt mọi việc từ đầu cho đến cuối, hãy làm nó! Tại sao không?

4U MEDIA