Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc liên quan đến vấn đề trách nhiệm rất lớn. Trong hàng tá công việc chi tiết diễn ra trong 1 thời gian ngắn, khả năng bạn bỏ quên một số điều quan trọng là rất cao, những điều mà có thể làm cản trở quá trình kiểm soát và điều khiển sự kiện của bạn. Xây dựng checklist cho bản danh sách những điều tối quan trọng cần làm để giảm rủi ro cũng như tránh tình huống bất ngờ xảy ra trong sự kiện.

Nếu bạn là một người mới làm quen với lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể nhận được những cơn ác mộng về tất cả mọi thứ đi sai vào ngày chính của sự kiện. Điều này là hoàn toàn bình thường bởi vì lập kế hoạch một sự kiện là một công việc rất bao quát, trong đó người lập kế hoạch sự kiện phải chịu trách nhiệm về mọi chi tiết của sự kiện này. Một kế hoạch kém có thể dẫn đến sự hỗn loạn và làm hỏng cả chương trình. Để tránh những tình huống hỗn loạn và có một sự kiện chạy trơn tru, một kết hoạch phải được lập chu đáo trước đó. Duy trì một danh sách kiểm tra (checklist) từ thời điểm bạn bắt đầu suy nghĩ và lập kế hoạch cho sự kiện này sẽ là một cách tốt để có được một kết quả tốt.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện không phải là công việc của một người. Đừng cố tưởng tượng mình là superman hay superwomen – những người có thể làm mọi thứ một mình. Bạn chắc chắn sẽ cần trợ giúp và phối hợp của một nhóm, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát một mảng công việc khách nhau của sự kiện. Quá trình lập kế hoạch nên tốt nhất là bắt đầu ít nhất vài tháng trước đó, tùy thuộc vào độ lớn của sự kiện.

Hình thành một nhóm

Đầu tiên và quan trọng nhất bạn nên tạo thành một nhóm công việc, tùy theo tính chất của sự kiện chúng ta sẽ có cách tổ chức nhóm công việc khác nhau .Bạn nên ngồi lại với nhóm của bạn và làm một bản danh sách về những gì mỗi người sẽ phải làm. Ghi lại tên của các sự kiện, mục đích của nó, tính chất (chính thức hoặc không chính thức, long trọng hay vui nhộn, theo chủ đề hay truyền thống…) và lập ngân sách. Viết xuống tất cả những yêu cầu cơ bản cũng như đặc biệt cho sự kiện  và phân công mỗi người một công việc hoặc một phạm vi để chịu trách nhiệm thực hiện và xử lý.

Ngân sách

Ngân sách là một yếu tố rất quan trọng của sự kiện. Bạn phải dự toán được chi phí cho toàn bộ sự kiện. Cần phải có một người phụ trách việc đàm phán và thuyết phục nhà tài trợ và cũng như những người muốn hỗ trợ sự kiện này.

Thời gian và địa điểm

Xác định một vài ngày trong khoản thời gian bạn muốn sự kiện diễn ra để linh hoạt trong việc thay đổi điều chỉnh trong điều kiện bất hả kháng. Chọn một vài địa điểm thích hợp có thể tổ chức sự kiện. Liên hệ với chủ sở hữu địa điểm để đặt câu hỏi liệu địa điểm sẽ có sẵn cho những ngày bạn đã chọn, năng lực của chủ địa điểm, khả năng đáp ứng của những địa điểm cũng như giá cả của họ. Sau khi phân tích và đánh giá, ấn định ngày và địa điểm phù hợp trong ngân sách và mong đợi của bạn.

Tiếp thị và Kế hoạch quảng bá

Bước tiếp theo là lên kế hoạch chiến lược tiếp thị để quảng bá sự kiện này. Bạn sẽ phải thiết kế và chuẩn bị áp phích, tờ rơi, biểu ngữ .v.v. Bạn sẽ phải tuyển chọn một đội ngủ thiết kế phù hợp với tính chất sự kiện, những người sẽ làm cho các tài liệu quảng bá đầy màu sắc, sống động và hấp dẫn. Lập kế hoạch cho việc xây dựng các biểu ngữ và những địa điểm lắp đặt. Đồng thời cũng có thể công bố công khai một sự kiện thông qua Internet. Bạn cần phải bắt đầu quảng bá ít nhất một tháng trước khi sự kiện thực tế.

Khách mời đặc biệt và giải trí

Không có sự kiện nào thành công mà không có khách mời đặc biệt và giải trí. Nếu bạn đang có kế hoạch để mời những người nỗi tiếng hoặc giới nghệ sĩ, hãy cẩn thận liên hệ và đặt trước. Trước tiên, bạn cần lập kế hoạch cho những tiết mục giải trí bạn sẽ cần trong chương trình và theo đó liên hệ với những người thích hợp để biết về tính sẵn sàng và chi phí của họ. Sau khi xác nhận, bạn nên ký hợp đồng với họ để tránh sự bị động tại thời điểm cuối cùng vì các nghệ sĩ và người nỗi tiếng làm việc đôi khi rất ngẫu hứng.

Ăn uống

Đôi khi, dịch vụ ăn uống có sẵn tại địa điểm thuê của mình. Nếu không, bạn sẽ phải sắp xếp với một số cung cấp thực phẩm. Tuy nhiên, trước tiên, bạn phải quyết định về các loại thực phẩm bạn cần phải có cho sự kiện này, tùy thuộc vào những người tham gia sự kiện này. Ví dụ, có thể ăn có một số người ăn chay .v.v. bạn có thể linh hoạt trong thực đơn tuy nhiên phải lưu ý đến ngân sách của bạn.

Tất cả những thỏa thuận, như phục vụ, địa điểm…nên được làm hai tuần trước khi sự kiện thực tế. Những ngày cận kề của sự kiện, công việc của bạn sẽ phải được kiểm tra liên tục với các chủ sở hữu địa điểm, bên cung cấp thực phẩm, khách sạn và giải trí. Một tuần trước khi sự kiện này, bạn nên tổ chức một cuộc họp với nhóm của bạn, để nói về những chi tiết nhỏ như đồ trang trí, chiếu sáng, quà tặng cho khách mời đặc biệt, an ninh, chương trình dự kiến… Đồng thời cũng nên đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của họ trong ngày “G”.

Tạo một danh sách kiểm tra (checklist) riêng biệt cho ngày cuối cùng. Vào ngày sự kiện chính, đến địa điểm vào lúc sớm nhất có thể, kiểm tra và đảm bảo mọi thứ được sắp xếp, như, trang trí, ánh sáng và các thiết bị khác có thể cần thiết trong sự kiện này đã sẵn sàng. Kiểm tra xem các khách mời đặc biệt, nghệ sĩ và cung phía cung cấp thực phẩm đã đến. Với kế hoạch thích hợp, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu và kết thúc sự kiện theo đúng kế hoạch và thời gian.

Sau sự kiện, bạn phải sắp xếp một cuộc họp với nhóm của bạn để nói lời cảm và chia sẻ kinh nghiệm với nhau để cho các sự kiện trong tương lai sẽ tốt hơn.

Còn rất nhiều những chi tiết khác trong một sự kiện, nhưng đây là những bước cốt yếu và cơ bản nhất mà một kế họach sự kiện không thể thiếu. Dù bạn là 1 người tổ chức sự kiện độc lập hay một Tổ chức sự kiện thì việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp bạn giảm 50% rủi ro và tăng 50% khả năng thành công.

Tags:

#4umedia #truyenthonggiaitri #FulEventManagement #TổchứcEvent#GraphicDesign #EventProduction #EventLogistic#Phimgiớithiệusảnphẩm #Phimquảngcáo #Trailers#DịchVụLàmPhimQuảngCáo #LàmVideoGiớiThiệuDoanhNghiệp

4U MEDIA