Đấu thầu cho một sự kiện là từ khóa không hề xa lạ những năm gần đây trong làng tổ chức sự kiện Việt. Để giúp cho độc giả có cái nhìn toàn diện nhất về đấu thầu sự kiện, 4U MEDIA sẽ giới thiệu bài viết vô cùng hữu ích dưới đây.

Tại sao tổ chứcđấu thầu cho sự kiện lại trở nên quan trọng và cần thiết?

Ngành công nghiệp thể thao có rất nhiều sự kiện từ cấp địa phương, khu vực, quốc gia, và đôi khi là cấp quốc tế. Điều quan trọng là chúng ta cần nhận ra rằng các cuộc thi trong câu lạc bộ, sự kiện thể thao không hề thuộc sở hữu của bất kì tổ chức nào.

Trong khi trách nhiệm tổ chức sự kiện khu vực có thể thuộc về một câu lạc bộ, tất cả các đơn vị khác trong khu vực đều có cơ hội để làm việc đó. Tương tự với các đơn vị trong quốc gia đều có thể đảm bảo thành công cho giải vô địch quốc gia trong nước.

Thường thường hai hoặc nhiều hơn các đơn vị mong muốn tổ chức một sự kiện. Các đơn vị sẽ đưa ra phương hướng tổ chức tốt nhất mà họ có thể cung cấp. Một cuộc họp giữa các đơn vị đấu thầu sẽ được tổ chức để quyết định xem đơn vị nào phù hợp nhất để tổ chức sự kiện này.

Ví dụ: Đơn vị nào được tổ chức giải vô địch địa phương sẽ do hiệp hội khu vực quyết định. Hiệp hội khu vực bao gồm đại biểu và quan chức được bầu từ câu lạc bộ địa phương đó. Trong trường hợp một chức vô địch thế giới, quyết định quốc gia sẽ tổ chức sự kiện này sẽ do Liên đoàn Thế giới thực hiện bao gồm các quan chức được bầu từ các quốc gia thành viên.

1. Quy trình đấu thầu:

Đây là quy trình thực tiễn thông thường đối với bất kỳ tổ chức đại diện nào, ở bất kỳ cấp nào. Họ có trách nhiệm chọn tổ chức nào sẽ tổ chức một sự kiện và yêu cầu mỗi tổ chức đối thủ cung cấp đề xuất chi tiết cách thức tổ chức sự kiện. Quá trình cung cấp đề xuất này thường được gọi là “quá trình đấu thầu”. Mục đích chính của quá trình đấu thầu là:

• Chứng minh rằng đơn vị đấu thầu có khả năng và nguồn lực để tổ chức sự kiện
• Cung cấp những lí do tại sao tổ chức đấu thầu nên được lựa chọn thông qua các nhà thầu đối thủ khác. Ví dụ: những lý do bổ sung này có thể bao gồm:

+ Những người tham gia sẽ có cơ sở vật chất tốt hơn các nhà thầu khác.

+ Sự kiện này có sự hỗ trợ về tài chính lớn hơn so với các hồ sơ dự thầu đối thủ.

+ Hỗ trợ công cộng được đảm bảo hơn.

+ Người xem sẽ có cơ sở vật chất tốt hơn.

+ Đến lượt họ thực hiện.

Khi các đơn vị được yêu cầu tham gia vào một quá trình đấu thầu chính thức để giành được quyền tổ chức một sự kiện, có hai nhiệm vụ. Nhiệm vụ đầu tiên là đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Nếu thuận lợi được tham dự vào cuộc họp của cơ quan lựa chọn và trình bày một cách chính thức đưa ra các điểm chính hoặc điểm nổi bật của đề xuất của họ. Từ đó các đơn vị tổ chức có thể trả lời các câu hỏi của người lựa chọn. Đây là nhiệm vụ thứ hai.

Nói đơn giản thì nhiệm vụ đầu tiên là giới thiệu bản thân đơn vị tổ chức. Nhiệm vụ thứ hai là thể hiện mình trước người lựa chọn.

2. Chuẩn bị hồ sơ sự kiện

Số lượng chi tiết được yêu cầu trong hồ sơ event sẽ phụ thuộc vào giá trị và sự quan trọng của sự kiện đó. Tuy nhiên, hồ sơ sự kiện chia sẻ rất nhiều thành phần phổ biến.

Những thông tin quan trọng mà một hồ sơ sự kiện yêu cầu có rất nhiều. Dưới đây là một số gợi ý phổ biến trong hồ sơ sự kiện:

Đội sự kiện

Hồ sơ nên cung cấp thông tin về người quản lý đội với kinh nghiệm lâu dài và phẩm chất của người đứng đầu. Sẽ rất quan trọng cho người đọc hồ sơ cảm nhận được khả năng chạy chương trình của đội làm sự kiện.

Nếu kinh nghiệm của người đứng đầu chưa nhiều thì nên đề cập đến những kinh nghiệm quản lý, quản lý dự án hoặc phối hợp trong bất kỳ lĩnh vực nào khác. Trình độ của những người trong đội quản lý sự kiện cũng có thể là minh chứng hữu ích để đề cập đến.

Hồ sơ cũng nên mô tả những buổi huấn luyện dành cho các tình nguyện viên (nếu có).

Địa điểm và Cơ sở vật chất

Người đọc hồ sơ sự kiện sẽ muốn biết về những địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. Hồ sơ nên đưa ra những cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó (Tất cả từ khu vệ sinh cho đến nơi đỗ xe). Với sự kiện trong nhà, hồ sơ sự kiện có thể đề xuất đến mặt bằng, ánh sáng, điều hòa, chỗ ngồi,… Với sự kiện ngoài trời, hồ sơ sự kiện nên đề xuất, phác thảo ra mặt bằng sân, chỗ ngồi và bóng râm cho khán giả, đèn, chỗ thoát nước,…

Cần có những mô tả chi tiết khán giả sẽ thích gì, cần gì. Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những gì khán giả mong muốn. Đừng quên những địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể dễ dàng đến địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hay phương tiện công cộng.

Nên đề cập đến những sự kiện đã được tổ chức tại địa điểm này nhằm tạo được sự tin tưởng và giúp người lựa chọn dễ dàng thấy sự tương đồng.

Chương trình

Thường có trường hợp các đơn vị hoặc chủ nhà không đề cập đến ngày tháng tổ chức, cho đến khi các cơ quan quản lý thể thao tự ấn định.

Tuy nhiên, ở giai đoạn đầu của đấu thầu, hồ sơ sự kiện có thể đề xuất một chương trình cạnh tranh về số ngày, số ngày bắt đầu và ngày kết thúc mỗi ngày. Điều quan trọng là các nhà hoạch định chính sách phải biết có thể sử dụng bao nhiêu giờ trong ngày để làm việc hiệu quả. Từ đấy sẽ đưa ra số ngày thi công sự kiện đầy cạnh tranh.

Cần lưu ý rằng chương trình cũng nên bao gồm các sự kiện nghi lễ với các quan chức tham quan, những người có thể tham gia diễn thuyết hoặc trao giải thưởng. Các sự kiện giải trí có thể bắt đầu hoặc kết thúc hoặc lấp chỗ trống trong chương trình.

Ngân sách

Câu lạc bộ hoặc tổ chức đấu thầu cho sự kiện này nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất quan trọng, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời giúp nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.

Đôi khi nhà thầu cũng có thể thu lãi bằng việc bán nước, quầy đồ ăn tự động,… Những hình thức thu nhập này nên được phản ánh trong ngân sách trong đề xuất sự kiện.

Mục đích của Hồ sơ Sự kiện

Tài liệu này có thể được xem bởi nhiều bên liên quan có tiềm năng khác nhau trong sự kiện. Bảng dưới đây cung cấp các ví dụ về cách hồ sơ sự kiện có thể được các bên liên quan sử dụng như thế nào:

Ví dụ 1: Tổ chức thể thao quốc gia (NSO). Ví dụ: Vận động viên Châu Úc.

NSO có thể nhận được yêu cầu từ nhiều đơn vị muốn tổ chức Giải vô địch quốc gia. Do đó, NSO  phải quyết định đơn vị nào có quyền tổ chức sự kiện. Mỗi tiểu bang có thể được đệ trình một hồ sơ sự kiện lên NSO về cách họ tổ chức sự kiện và chi phí sẽ bao nhiêu. Dựa trên các hồ sơ đã đệ trình, tổ chức NSO sẽ đưa ra quyết định đơn vị nào sẽ tổ chức sự kiện đó.

Ví dụ 2: Một nhà tài trợ. Ví dụ: Tổng công ty Telstra.

Các nhà tài trợ sẽ xem xét hồ sơ để hiểu rõ về quy mô và tầm quan trọng của sự kiện, tiếp cận thị trường mục tiêu của họ có tiềm năng không và những điểm mạnh, điểm yếu trong quan hệ đối tác với các nhà tổ chức sự kiện. Các nhà tài trợ sẽ sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định về việc có nên tài trợ cho sự kiện hay không, và nếu có thì sẽ tài trợ cho sự kiện như một hình thức khuyến mại, nhằm thúc đẩy sự kiện.

Ví dụ 3: Chính phủ.Ví dụ: Hội đồng thành phố

Hồ sơ sự kiện có thể được sử dụng làm cơ sở như một đơn xin tài trợ cho các cơ quan chính phủ. Họ thường quan tâm đến việc cung cấp quỹ công để hỗ trợ các đơn vị đấu thầu và tổ chức các sự kiện lớn. Các chính phủ muốn thu hút các sự kiện vì chúng được xem như là một cách thức để thu hút “khách du lịch thể thao” sẽ tăng doanh thu cho các doanh nghiệp địa phương, uy tín cho một thành phố, khu vực và có ảnh hưởng đến sự phát triển của một môn thể thao hoặc giải trí trong khu vực quyền hạn.